Plan urlopów – konieczność czy wygoda ?

Zgodnie z zasadą corocznego urlopu obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do urlopu prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być ustalane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem i udzielane zgodnie z planem urlopów (art.163 KP).

Zasady sporządzania planu urlopów

Plan urlopów jest dokumentem, w którym uwzględnia się wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym, w tym:

• urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP),
• pierwszy urlop w karierze zawodowej tzw. z tytułu „pierwszej pracy” – do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, za każdy kolejny miesiąc pracy (art. 153 KP),
• urlop uzupełniający (art. 158 KP),
• urlop niewykorzystany w latach poprzednich tzw. urlop zaległy (art. 168 KP).

 

W planie urlopów nie uwzględnia się dni urlopu „na żądanie” pracownika (o których mówi art. 1672 KP), co oznacza, iż przy wymiarze urlopu 26 lub 20 dni planowane jest odpowiednio 22 lub 16 dni.

Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Zgodnie z art. 163 § 11  obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których:

• nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca sam może zrezygnować z planowania urlopów,
• działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.

 

W powyższych przypadkach pracodawca opracowuje plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników, nie jest on jednak zobligowany do akceptacji każdego wniosku. W każdym innym przypadku pracodawca zobowiązany jest do przedłożenia planu organizacji związkowej  do jej akceptacji.

Pracodawca powinien ustalać plan urlopów na podstawie wniosków pracowników, mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 KP). Oznacza to, iż wnioski pracowników nie są wiążące dla pracodawcy, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Wyjątkiem są sytuacje:

• kiedy pracownica lub pracownik-ojciec wnioskuje o urlop wypoczynkowy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 KP),
• kiedy pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” –  do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 1672 KP),
• kiedy młodociany pracownik uczęszczający do szkoły z tego tytułu ma ferie szkolne. Jeżeli młodociany pracownik nie nabył prawa do urlopu pracodawca może na jego wniosek udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP).

 

Pamiętać należy o uwzględnieniu w planie urlopów obowiązkowego, trwającego przynajmniej 14 dni urlopu (art. 162 KP) oraz o ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop. Urlop zaległy należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, nie dotyczy to części urlopu udzielanego „na żądanie” pracownika (art. 168 KP). Urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój charakter i przekształca się w urlop zwykły.

Wszelkie zmiany wprowadzane do planu urlopów są ściśle określone przepisami prawa pracy. Mogą mieć one charakter fakultatywny lub obligatoryjny. Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika, przy czym musi on zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Również szczególne potrzeby pracodawcy tj. zakłócenie toku pracy spowodowane nieobecnością pracownika, są przesłanką do przesunięcia terminu urlopu. Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu na termin późniejszy nastąpi, w myśl art. 165 KP, w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

 

Niewykorzystaną z ww. przyczyn część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, niż przewidziany w planie urlopów.

Odwołanie pracownika z urlopu może nastąpić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 KP)

Termin sporządzenia planu urlopów nie jest sprecyzowany poprzez przepisy prawa pracy. Z teorii wynika, że powinien on być przygotowany przed lub na samym początku roku kalendarzowego, którego dotyczy, przy czym sporządzenie go w terminie późniejszym nie jest przeszkodą do udzielania urlopów na początku roku. W rzeczywistości termin ten wynika z regulacji wewnątrzzakładowych – regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Przepisy nie nakazują również sporządzania planu na cały rok, co oznacza, że może on być przygotowany na okresy krótsze – kwartał bądź półrocze. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części przedsiębiorstwa – działów, oddziałów.

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Może to nastąpić poprzez obwieszczenie słowne, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, intranet itp. Z chwilą podania do wiadomości plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, co oznacza, iż nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132).

 

Autor: Monika Smulewicz

 

Sprawdź nasze kursy księgowości!