Pojazdy samochodowe - nowe zasady rozliczeń VAT

Dnia 12 marca 2014 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 312, dalej zwana: ustawą nowelizującą), wprowadzającą od dnia 1 kwietnia 2014 r. nowe reguły dotyczące odliczania podatku VAT od zakupu, najmu, dzierżawy oraz leasingu pojazdów samochodowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej oraz innowacyjne zasady odliczania podatku VAT od zakupu paliwa i kosztów związanych z eksploatacją pojazdów samochodowych.

W uzasadnieniu do projektu nowelizacji UoVAT Minister Finansów podkreślił, że ,,przyjmuje się (zgodnie też z ustaleniami poczynionymi w trakcie omawiania przedłożonego wniosku derogacyjnego z Komisją Europejską), że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony – ze względu na swoje cechy – służy co do zasady użytkowi mieszanemu, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają odliczeniu w 50% (…)”.

Od dnia 1 kwietnia 2014 r. regulacja zawarta w art. 86a ustawy nowelizacyjnej wprowadziła wyraźne rozróżnienie pojęcia pojazdu samochodowego, według charakteru wykorzystywania w działalności gospodarczej na:

• pojazd wykorzystywany przez podatnika tylko i wyłącznie na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą tzw. jednolitego wykorzystywania samochodu zawarta art. 86a ust. 4 UoVAT- przysługuje prawo do odliczenia 100%VAT kwoty podatku.

• pojazd wykorzystywany przez podatnika zarówno w działalności gospodarczej jak i na cele prywatne, tzw. mieszanego wykorzystywania samochodu zawarta w art. 86a ust. 1 UoVAT) – przysługuje prawo do odliczenia 50%VAT kwoty podatku.

 

Rozróżnienie charakteru wykorzystywania pojazdu przez przedsiębiorcę (sposób jednolity, mieszany), rodzi konsekwencje w zakresie prawa do odliczania podatku VAT, od wydatków związanych zarówno na jego nabycie (również najem, dzierżawa, leasing itd.). jak i od wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu oraz wydatków na paliwo i innych.

Pojazdy samochodowe wykorzystywane w sposób mieszany

Wykorzystywanie przez podatnika pojazdu samochodowego w sposób mieszany po 1 kwietnia 2014 r. daje przedsiębiorcy prawo do odliczenia 50 % kwoty podatku na podstawie znowelizowanego art. 86a ust. 1 U o VAT.

Podatnik, ma prawo do odliczenia połowy kwoty podatku VAT od zakupu, najmu, dzierżawy oraz leasingu pojazdów samochodowych oraz od kosztów związanych z ich eksploatacją.

Natomiast prawo do odliczenia 50 % kwoty podatku VAT od kosztów nabycia paliwa zostało ograniczone w art. 12 ustawy nowelizującej z dnia 30 czerwca 2015 r. czyli, podatnik nabędzie prawo do odliczenia, dopiero od dnia 1 lipca 2015 r..

Prawo do odliczenia 100% kwoty podatku VAT przysługuje wyłącznie gdy, pojazd samochodowy wykorzystywany jest tylko i wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika:

• od nabycia, najmu, dzierżawy leasingu zostało uregulowane w znowelizowanym art. 86a ust. 3 UoVAT.

• z tytułu nabycia paliwa służącego do napędu pojazdów wykorzystywanych w ten sposób jednolity zostało uregulowane w znowelizowanym art. 86a ust. 2 pkt 3 U o VAT.

• od poniesionych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu - tj. kupnem części zamiennych, opon, przeglądami, ubezpieczeniami, bieżącymi remontami, naprawą itp., zostało uregulowane w znowelizowanym art. 86a ust. 2 pkt 3 UoVAT.

 

Pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą

Zgodnie z brzmieniem znowelizowanego art. 86a ust. 4 UoVAT, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

 

Katalog pojazdów samochodowych

Zgodnie z art. 86a ust. 9 UoVAT, ustawodawca wskazuje zamknięty katalog pojazdów samochodowych, których konstrukcja całkowicie wyklucza możliwość ich użycia na cele prywatne takich jak:

1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

•  klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van

lub

• z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik, żuraw samochodowy jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

 

Poświadczenia dla pojazdów wymienionych w katalogu zamkniętym

Pojazd wymieniony w katalogu dla skorzystania z prawa do pełnego odliczenia podatku VAT musi spełniać wymagania określone w znowelizowanym art. 86a ust. 10 UoVAT.
Kryteria dla pojazdów wymienionych w powyższych punktach stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tą stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Dla pojazdów wymienionych w powyższym punkcie 3 stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Zgodnie z brzmieniem art. 9 ust. 1 ustawy nowelizującej, wskazanego powyżej badania technicznego, podatnik powinien dokonać w terminie najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego, nie później jednak niż przed upływem 3 miesięcy od dnia 1 kwietnia 2014 r..

Jeżeli podatnik przed terminem najbliższego obowiązkowego badania technicznego bądź przed dniem 1 lipca 2014 r. planuje dokonać dostawy pojazdu, którego konstrukcja całkowicie wyklucza możliwość użycia na cele prywatne bądź, którego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, ww. badanie powinien wykonać najpóźniej na dzień przed dniem dokonania dostawy.

Zaświadczenia wydane przed dniem nowelizacji UoVAT przez okręgowe stacje kontroli pojazdów, dla pojazdów, których konstrukcja całkowicie wyklucza możliwość ich użycia na cele prywatne, (bądź że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne) zachowuje on ważność na potrzeby stosowania prawa do pełnego odliczenia podatku VAT po 1 kwietnia 2014 r.

Natomiast, gdy w pojeździe, zostały wprowadzone zmiany w konstrukcji, eliminujące ten pojazd z zamkniętego katalogu pojazdów samochodowych. Pomimo, iż konstrukcja całkowicie wyklucza możliwość ich użycia na cele prywatne (bądź, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne) - uznaje się, że pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej od dnia wprowadzenia zmian, zgodnie ze znowelizowanym art. 86a ust. 11 UoVAT.

Ewidencja przebiegu samochodu osobowego

Zgodnie z art. 86a ust. 6 - 8 UoVAT, na podatnikach wykorzystujących samochód osobowy tylko i wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, od dnia 1 kwietnia
2014 r. ciąży obowiązek polegający na prowadzeniu ewidencji przebiegu użytkowanego pojazdu oraz dodatkowej dokumentacji (np. regulamin), która wykluczy użycie tego pojazdu na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą.

Ewidencję przebiegu pojazdu przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego, do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu na cele związane wyłącznie z działalnością gospodarczą podatnika.

Podatnik prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu samochodowego jest zobowiązany do zawarcia w niej właściwych informacji, które są uzależnione od tego komu pojazd został udostępniony:

1. Pojazd samochodowy udostępniony pracownikowi podatnika zgodnie z art. 86a ust. 7 UoVAT ewidencja powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem -- potwierdzony przez podatnika w zakresie  autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

2. Pojazd samochodowy udostępniony osobie niebędącej pracownikiem podatnika. zgodnie z art. 86a ust. 8 UoVAT ewidencja powinna  zawierać wszystkie ww. informacje z zastrzeżeniem, że wpis użytkownika pojazdu:

• jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
• obejmuje:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel udostępnienia pojazdu,
• stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
• imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Pojazdów nabytych przed dniem 1 kwietnia 2014 r., oraz importowanych, wytworzonych przez podatnika lub używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, wykorzystywanych tylko i wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą. Ewidencję przebiegu takiego pojazdu podatnicy prowadzą od dnia, w którym ponieśli pierwszy od dnia nowelizacji UoVAT wydatek związany z tymi pojazdami,  zgodnie z art. 8 ustawy nowelizującej.

Zgodnie z brzmieniem znowelizowanego art. 86a ust. 5 UoVAT na podatniku nie ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych:

1) przeznaczonych wyłącznie do:

• odsprzedaży,
• sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

2) w odniesieniu, do których:

• kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza jak dla pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany
• podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku  należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

W przypadku ww. pojazdów  samochodowych, podatnik pomimo braku spełnienia obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zachowuje prawo do pełnego odliczenia kwoty podatku VAT.

W uzasadnieniu nowelizacji, Minister Finansów podkreślił, że ,,użycie wyrazu „wyłącznie” wyraźnie wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji, nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów (np. jazdy próbnej, użytku służbowego podatnika, itp.).” oznacza to, że np. w przypadku samochodu przeznaczonego do odprzedaży i wykorzystywanego, jako pojazd demonstracyjny, podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.

Składanie informacji – VAT 26

Od 1 kwietnia 2014 r. zgodnie z art. 86a ust. 12 UoVAT., na przedsiębiorcy, który wykorzystuje samochód tylko i wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej spoczywa nowy obowiązek polegający na składaniu informacji o sposobie wykorzystywania pojazdu samochodowego. Informację, taką przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać w terminie 7 dni do właściwego miejscowo dla podatnika urzędu skarbowego (ten termin liczony będzie od dnia poniesienia przez właściciela samochodu pierwszego wydatku związanego z pojazdem).

W przypadku nie złożenia przez podatnika ww. informacji, podatnik nie będzie miał prawa do pełnego odliczenia podatku VAT zgodnie z art. 86a ust 13 U o VAT.

Utrata prawa do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT

Utrata prawa do odliczenia 100% kwoty podatku VAT - podatnik, który zadeklarował jednolite wykorzystywanie pojazdu, a użył go na cele prywatne utraci,  prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT od zakupu, najmu, dzierżawy i leasingu tego pojazdu oraz od zakupu paliwa i kosztów związanych z eksploatacją tego samochodu.

W uzasadnieniu nowelizacji, Minister Finansów podkreślił, że „Wystarczy bowiem jednorazowe użycie pojazdu do celów prywatnych (przykładowo: dojazd pracownika do pracy i z pracy, „załatwienie spraw prywatnych” samochodem służbowym, co jest praktycznie niemożliwe do skontrolowania przez administrację podatkową – skontrolowanie wymagałoby bowiem nieproporcjonalnie dużych nakładów), aby miało miejsce wykorzystanie „mieszane” (…)”.

Taki podatnik będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku VAT. Ponadto, w wyniku utraty prawa do pełnego odliczenia przysługiwać mu będzie prawo do odliczenia jedynie 50 % kwoty podatku VAT od ww. kosztów (od paliwa dopiero od 1 lipca 2015 r.).

Odpowiedzialność karno-skarbowa

Na podstawie znowelizowanego art. 56a ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r., nr 94, poz. 1037, ze zm.) podatnik poniesie  odpowiedzialność karno – skarbową i będzie podlegać karze grzywny do 720 stawek dziennych.

Zadeklarowanie wykorzystywania pojazdu samochodowego w sposób jednolity jest niewątpliwie korzystne dla podatnika, ponieważ daje mu prawo do pełnego odliczenia kwoty podatku VAT. Wiąże się jednak z dodatkowymi obciążeniami, obowiązkiem informacyjnym i dodatkową dokumentacją np. regulaminem wykorzystywania samochodów służbowych w przedsiębiorstwie.

Publikacja ma charakter informacyjny.

 

Autor: Jolanta Romanowicz