Akta osobowe – zmiana formy przechowywania dokumentów cz.II

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją od 1 stycznia 2019 r daje możliwość zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych.

Pracodawca będzie mógł dokonać wyboru w jaki sposób chce przechowywać akta osobowe swoich pracowników.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej będzie musiał sporządzić skany wszystkich dokumentów w aktach osobowych pracownika oraz opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Jeśli pracodawca zdecyduje się prowadzić akta osobowe pracowników tylko w wersji papierowej wszelkie inne dokumenty, które do tej pory przechowywał elektronicznie będą musiały zostać wydrukowane i opatrzone podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę.

W przypadku podjęcia decyzji o zmianie zasad archiwizacji dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie miał obowiązek poinformować o tym fakcie pracowników jak również o możliwości odbioru przez nich poprzedniej wersji dokumentacji.

 

Polecamy: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty

Autor: Iwona Wołkiewicz - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ