Czy pracodawca może żądać od pracownika odznaczania na liście obecności przyczyny absencji a w szczególności danych o nieobecności spowodowanej chorobą?

Zgodnie z Art. 104¹ § 1 pkt 9 pracodawca w Regulaminie pracy powinien określić w jaki sposób pracownicy mają potwierdzać obecność w pracy. U różnych pracodawców wykorzystywane są różne formy potwierdzania obecności, mogą to być logowania do komputera, stosowanie czytników elektronicznych czy też  lista obecności w wersji papierowej. Niezależnie od stanowiska jakie zajmuje oraz od systemu czasu pracy w jakim pracuje, każdy pracownik powinien stosować się do tego obowiązku. Jak pracownicy powinni odznaczać swoją obecność oraz absencje w pracy? W praktyce potwierdzeniem obecności jest podpis pracownika. Jak odznaczać w takim razie nieobecność pracownika? Czy możemy żądać od pracownika, aby podawał na zbiorczej liście obecności przyczynę swojej absencji? Co z oznaczaniem na liście obecności symbolu absencji pracownika spowodowanej chorobą?

 Pracodawca nie powinien żądać od pracownika wpisywania na zbiorczą listę obecności oznaczenia typu absencji a w szczególności absencji spowodowanej chorobą pracownika. Są to dane wrażliwe, które nie powinny być ujawniane przez pracodawcę ogółowi pracowników, którzy mają wgląd do zbiorczej listy obecności.

RODO zabrania przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby a także danych dotyczących zdrowia.

Podsumowując, najlepiej gdy na zbiorczej liście obecności pracownicy będą informować tylko o swojej nieobecności a nie  o przyczynie tej nieobecności, a dokumenty potwierdzającą przyczynę (zwolnienie lekarskie, zasiłek rehabilitacyjny, urlop macierzyński itp.) przekazywać będą do działu personalnego.

Polecamy: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty

Autor: Iwona Wołkiewicz - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ