Jakie są składowe dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy?

Dlaczego ustawodawca wprowadził zaostrzone wymagania dotyczące jej prowadzenia?

Ustawodawca nałożył na pracodawcę prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, w których w skład wchodzi:

1.    Ewidencja czasu pracy, zawierająca informację o:

a)    Liczbie przepracowanych godzin pracy oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy – w celu ustalenia:

-          czy został zastosowany odpoczynek dobowy i tygodniowy,

-          czy nie została złamana doba pracownicza,

-          czy nie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych,

-          czy w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym etacie nie powstały godziny pracy ponad wymiar czasu pracy,

b)    Liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

-          aby odpowiednio naliczyć dodatek za pracę w porze nocnej,

-          aby naliczyć wyższy dodatek za godziny nadliczbowe wykonane w godzinach nocnych

c)    Liczbie godzin nadliczbowych

-         aby zweryfikować kiedy zostały wykonane  godziny nadliczbowe i stosownie naliczyć wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych lub udzielić dnia wolnego lub czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych,

-     aby sprawdzić czy nie został przekroczony limit roczny nadgodzin dla pracownika u pracodawcy,

d)   Dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia

-          aby zweryfikować czy pracownikowi zagwarantowano przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy,

-          aby zweryfikować czy pracownik miał przynajmniej co czwartą niedzielę wolną od pracy

-          aby zweryfikować czy pracownikowi udzielono dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę, lub święto,

-          aby prawidłowo rozliczyć nieobecności płatne i niepłatne

e)    Liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

-          aby naliczyć wynagrodzenie lub udzielić czasu wolnego za czas pełnienia dyżuru w miejscu pracy,

-  aby ustalić czy poprzez pełnienie dyżuru domowego lub w miejscu pracy nie został naruszony odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownika

f)     Rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy  

-  w tym urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, 2 dni na opiekę dziecko, zwolnienie  lekarskie, urlop macierzyński itp.

g)    Rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy

- zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy

h)    Wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności

- w celu obliczeniu potrącenia za czas pracy niewykonanej

i)  Czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

 

2.     Wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, 

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy

 

3.    Dokumenty związane:

- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,

- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godz.

 

4. Zgoda:

- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,

- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy,

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia dla każdego pracownika indywidualnej dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy umożliwia pracownikowi łatwiejszy wgląd w comiesięczne rozliczenie czasu pracy a tym samym w sprawdzenie czy jego wynagrodzenie zostało naliczone zgodnie z faktycznie wypracowanym czasem pracy.

 

Polecamy kurs: Kadry, Płace i ZUS z Płatnikiem (poziom podstawowy)

Polecamy również szkolenie: Czas pracy w teorii i praktyce (warsztaty praktyczne)

Autor: Iwona Wołkiewicz - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ