Uszczegółowienie dokumentacji pracowniczej związanej z ewidencją czasu pracy.

Zgodnie z art. 149 § 1 i § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą oraz jej udostępniania na każde żądanie pracownika.

Dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, dla pracowników zatrudnianych począwszy od 1 stycznia 2019 r., pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego,  w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Od 01.01.2019 r., w zakresie ewidencji czasu pracy, rozszerzony został zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi pracownika.

Wiele dokumentów, które do tej pory przechowywaliśmy w aktach osobowych obecnie przechowujemy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Aktualnie, pracodawca ma bowiem obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Wzrosły również wymagania dotyczące szczegółowości ewidencji czasu pracy. Pracodawca musi ewidencjonować  m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy danego pracownika, rodzaje dni wolnych od pracy, rodzaje i wymiary poszczególnych absencji, czy też miejsce pełnienia dyżuru.  Uszczegółowienie w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, poprzez wprowadzania obowiązku wpisywania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, będzie na pewno problemem w przypadku pracowników, dla których stosujemy elastyczne godziny przyjścia i wyjścia, gdzie kierownik będzie musiał kontrolować w jakich godzinach w danym dniu jego pracownicy zaczęli świadczyć pracę i w jakich godzinach ją zakończyli. Nawet w przypadku prowadzenia ewidencji dla pracowników administracyjnych, gdy w regulaminie pracy pracodawca podał dokładnie godziny w jakich Ci pracownicy świadczą pracę, pracodawca będzie musiał rozpisywać godziny przyjścia i wyjścia z pracy. W ewidencji czasu pracy wyraźnie będzie  widoczne czy pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych lub w godzinach nocnych, czy nie została złamana doba pracownicza, czy został zachowany odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownika.

Pracodawca ma obowiązek wskazywania liczby godzin dyżuru oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, czy będzie to dyżur pełniony w domu, czy w miejscu pracy.  Pracodawca musi zapewnić 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek dobowy                       i 35-godziny nieprzerwany odpoczynek tygodniowy.

Od 01.01.2019 r. w ewidencji czasu pracy pracodawca musi też zawierać informacje  o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Chodzi tu o ewidencjonowanie zwolnień od pracy, w szczególności, urlopy wypoczynkowe, tzw. urlopy okolicznościowe, dni wolne na poszukiwanie pracy, zwolnienia pracownika wychowującego dziecko do lat 14 z obowiązku wykonywania pracy, czy usprawiedliwione nieobecności wynikające ze zwolnienia pracownika od pracy, na jego wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. 

W ewidencji powinny pojawić się ewentualne wnioski pracownika o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, o pracę w indywidualnym rozkładzie czasu pracy, czy pracę  w skróconym tygodniu pracy, stanowią część składową dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.

Dla pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy  został obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zadaniowym czasem pracy, jak np. dowód uzgodnienia pracodawcy i pracownika zadań, które mają być wykonywane przez pracownika w ramach podstawowych norm czasu pracy, aby ustalić czy pracownik jest w stanie wykonać w ramach podstawowych norm czasu pracy.  

Podobnie, wraz z początkiem 2019 roku, udokumentować należy uzgodnienie  z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W przypadku pracownic w ciąży oraz pracowników posiadających dzieci do lat 4 powinny pojawić się odpowiednie zgody.

Uszczegółowienie danych wprowadzanych do ewidencji czasu pracy ułatwi inspektorom PIP ustalenie w czasie kontroli, czy pracodawcy właściwie planowali i rozliczali czas pracy podległych pracowników. Pracownicy mieli zapewnione przez pracodawcę prawo do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, a także czy przestrzegano przepisów o dobie pracowniczej.

 

Polecamy kurs: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty

Autor: Iwona Wołkiewicz - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ