Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych po zmianach przepisów od 1 marca 2013 r.

1 marca 2013 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery     budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5     lutego 2013 r.). Przepisy te wprowadziły istotne zmiany zarówno w zakresie rozliczenia krajowych, jak i zagranicznych podróży  służbowych.

Nie wolno jednak zapomnieć, że Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą uregulować zagadnienia zwrotu należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają szczególnych postanowień co do należności z tytułu podróży służbowych – pracownikowi przysługują należności według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

Jakie należności przysługują pracownikowi z tytułu podróży służbowej?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zwrot kosztów przejazdów

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki te obejmują m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Diety w krajowej podróży służbowej

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  • do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.


Dieta nie przysługuje:

  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
  • za czas powrotu w dniu wolnym do miejsca stałego zamieszkania
  • jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.


Kwotę diety, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie - 25% diety;
  • obiad - 50% diety;
  • kolacja - 25% diety.

Przykład:

Pracownik rozpoczął podróż służbową 18 marca 2013 r. o godz. 7.00, a zakończył 20 marca 2013 r. o godz. 14.00. W czasie tej podróży mieszkał w hotelu, w którym w cenę noclegu było wliczone śniadanie. Podróż trwała 2 pełne doby i 7 godzin. Pracownikowi przysługiwałoby 2,5 diety, tj. 75 zł. Zapewnione bezpłatne śniadanie powoduje obniżenie należnej diety o 25%, tj. do kwoty 56,25 zł.

Warto dodać, że w stanie prawnym obowiązującym do końca lutego 2013 r. nie było podstaw do obniżenia kwoty diety. Paradoksalnie więc zwiększenie wysokości diety do 30 zł. de facto, przy zapewnieniu pracownikowi śniadania w usłudze hotelowej, spowodowało jej obniżenie do 22,50 zł.

Zwrot kosztów noclegu

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety ( 600 zł.).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.


Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety ( 45 zł. ). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zwrot kosztów przejazdów

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety ( 6 zł.).

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli:

  • pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Dodatkowe uprawnienia

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zaliczka na poczet kosztów podróży służbowej

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Rozliczenie delegacji

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podstawa prawna:

  • art. 775  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej    z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności     przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w     państwowej lub samorządowej jednostce sfery     budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5     lutego 2013 r.)


Autor: Monika Smulewicz