Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (ksiąg handlowych) - czyli czas otworzyć księgi na rok 2014

Ewidencja operacji gospodarczych w księgach handlowych musi być dokonywana według dwóch porządków:

1. chronologicznego,

2. systematycznego.

Porządek chronologiczny uważa się za spełniony, jeżeli operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na bieżąco w kolejności dat ich dokonywania, co najmniej z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze.

Do zapisywania danych o dokonanych operacjach gospodarczych w porządku chronologicznym, dzień po dniu, służy dziennik. W kolejności chronologicznej są również dokonywane zapisy na kontach syntetycznych oraz kontach analitycznych.

Z chronologią zapisów wiąże się terminowość ich dokonywania, czyli prowadzenie rejestracji na bieżąco. Uznaje się, iż ewidencja jest prowadzona na bieżąco jeżeli:

  • pochodzące z niej informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
  • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
  • zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii, dokonywane są w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Porządek systematyczny w rachunkowości uważa się za spełniony, jeżeli istnieje możliwość uzyskiwania informacji w odpowiednich przekrojach, to znaczy z wyodrębnieniem kategorii rachunkowych szczególnie ważnych dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej i z odpowiednią ich szczegółowością.

Podstawowe przekroje informacyjne w rachunkowości powinny zapewnić uzyskanie informacji odnośnie:

  • stanu środków pieniężnych, rzeczowego majątku trwałego i obrotowego, należności i zobowiązań, kredytów, kapitałów (funduszy),
  • wysokości poniesionych kosztów, osiągniętych przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych elementów kształtujących wynik finansowy,
  • innych danych, poza wymienionymi powyżej, niezbędnych do przedstawienia rzetelnego i jasnego obrazu, stanu i sytuacji finansowej jednostki, a przeznaczonych dla opinii publicznej, właścicieli, kredytodawców, organów statystyki państwowej, a także danych do wszelkich rozliczeń finansowych ze Skarbem Państwa, budżetami oraz kontrahentami jednostki, jak również do sporządzenia sprawozdania finansowego, czyli bilansu i rachunku zysków i strat oraz sprawozdania z przepływu środków pieniężnych a także do sporządzenia deklaracji podatkowych.

Wyrazem porządku systematycznego w rachunkowości jest zestaw kont syntetycznych oraz zestaw prowadzonych do nich kont analitycznych. Dokonane w księgach rachunkowych zapisy systematyczne muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi w sposób wynikający ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe (books of accounts) obejmują:

  • dziennik, służący do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych,
  • konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
  • konta księgi pomocniczej (ewidencji analitycznej) służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej,
  • inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją w jednostkach, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych (a które prowadziły ewidencję np.: w postaci księgi podatkowej przychodów i rozchodów),
  • zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.

Jednostka gospodarcza powinna posiadać dokumentację zawierającą wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, a jeśli są one prowadzone przy pomocy komputera, to wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera, oraz dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera i jej zmiany.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, bądź poza siedzibą, w razie powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej do świadczenia takich usług.

Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego następnego roku obrotowego oraz na dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostek powodującego powstanie nowej jednostki, a także na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego (w ciągu 15 dni od dnia tych zdarzeń).

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, oraz na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości (nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń).

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Do ksiąg rachunkowych danego miesiąca należy wprowadzić w postaci zapisu, każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w tym miesiącu. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób trwały, ręcznie lub maszynowo. Jeśli księgi są prowadzone komputerowo należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem  lub modyfikacją zapisu.

Zapis operacji gospodarczej powinien zawierać co najmniej:

1. datę dokonania operacji gospodarczej,

2. określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego

    stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty

    operacji,

3. zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji,

4. kwotę zapisu.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody stwierdzające dokonywanie operacji gospodarczej, scharakteryzowane w następnym punkcie tego rozdziału. Księgi rachunkowe, aby zostały uznane za prawidłowe, powinny być: rzetelne, sprawdzalne i bieżące. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgi uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie operacje gospodarcze, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Księgi uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) kont oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Zapisy w księgach rachunkowych mogą być dokonywane w tradycyjnej technice ręcznej, jak również w technice maszynowej i komputerowej. Należy tu jednak stwierdzić, iż tylko technika komputerowa zapewnia prowadzenie rachunkowości spełniającej należycie takie cechy, jak: terminowość, wszechstronność informacji, pełną ich czytelność ze względu na formę wydruków itp.

W ramach techniki ręcznej, formami prowadzenia ewidencji zdecydowanie ograniczonymi przez wprowadzenie komputerów są: ewidencja tabelaryczna, rejestrowa, przebitkowa.