Jak skutecznie wprowadzić w firmie równoważny system czasu pracy?

Zgodnie z Art. 128 KP przez czas pracy należy rozumieć czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

To pracodawca organizuje pracę, wyznacza dni i godziny pracy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa pracy. Wprowadzenie odpowiedniego systemu i rozkładu czasu oraz okresu rozliczeniowego umożliwia elastyczne dostosowywanie harmonogramów czasu pracy pracowników do szczególnych potrzeb pracodawcy mających na celu zaspokojenie potrzeb klientów oraz optymalizację stanu i kosztów zatrudnienia.

Jednym z najbardziej optymalnych systemów czasu pracy umożliwiających dużą elastyczność w zakresie organizowania i planowania pracy podległego personelu jest Równoważny System Czasu Pracy.

Jego istota polega na tym, że w  niektórych dniach czas pracy można wydłużyć, w innych zaś skrócić lub zrekompensować większą ilością dni wolnych od pracy. Ważne jest, aby w okresie rozliczeniowym średnia nie przekroczyła 8 godzin na dobę i czterdziestu godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Równoważny system czasu pracy występuje w trzech odmianach:

1. Podstawowy równoważny system czasu pracy

W tym systemie dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. Okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc. W przypadkach szczególnie uzasadnionych potrzebami pracodawcy można przedłużyć okres rozliczeniowy do trzech miesięcy, a w przypadku prac uzależnionych od pory roku i warunków atmosferycznych można przedłużyć okres rozliczeniowy do czterech miesięcy po uprzednim uzyskaniu akceptacji działającej w danym zakładzie pracy organizacji związkowej lub zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.

2. Równoważny system czasu pracy związany z pracą przy dozorze urządzeń i pogotowiu pracy

W tym systemie dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin na dobę. Okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc i nie ma możliwości przedłużenia. W tym systemie należy pamiętać o zasadzie, iż bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy pracownikowi przysługuje odpoczynek odpowiadający co najmniej liczbie godzin przepracowanych, niezależnie od tygodniowego nieprzerwanego odpoczynku.

3. Równoważny system czasu pracy związany z pracą przy pilnowaniu mienia, ochronie osób, zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych

W tym systemie dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin na dobę. Okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc, w przypadkach szczególnie uzasadnionych potrzebami pracodawcy można przedłużyć okres rozliczeniowy do trzech miesięcy, a w przypadku prac uzależnionych od pory roku i warunków atmosferycznych można przedłużyć okres rozliczeniowy do czterech miesięcy po uprzednim uzyskaniu akceptacji działającej w danym zakładzie pracy organizacji związkowej lub zawiadomieniu właściwego inspektora pracy. Bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy pracownikowi przysługuje odpoczynek odpowiadający co najmniej liczbie godzin przepracowanych, niezależnie od tygodniowego nieprzerwanego odpoczynku.

Wskazówki praktyczne dla wprowadzających równoważny system czasu pracy!!!

• Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w przepisach wewnątrzzakładowych (układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu).
• Decydując się na równoważny system czasu pracy musisz pamiętać  o tworzeniu harmonogramów (grafików) pracy na obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy.
• Zaplanowany i podany do wiadomości pracowników (przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego) harmonogram pracy jest „ święty” i nie wolno go zmieniać w czasie trwania okresu rozliczeniowego.
• Zmiany w harmonogramie są możliwe tylko wtedy, gdy taką ewentualność przewidzieliśmy w regulaminie pracy, ale mogą być dokonywane tylko w wyjątkowych przypadkach, których  nie dało się przewidzieć w chwili tworzenia harmonogramu . Do takich szczególnych sytuacji należeć będzie zwłaszcza: choroba i nieplanowana wcześniej nieobecność któregoś z pracowników (opieka nad dzieckiem, ślub, pogrzeb, i. in.), zwiększona rotacja pracowników.
• Ustalając harmonogram pamiętaj o zachowaniu dobowego nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku oraz tygodniowego nieprzerwanego co najmniej 35-godzinnego odpoczynku.
• W przypadku wystąpienie usprawiedliwionej absencji w pracy wymiar czasu pracy pracownika ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.
• Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym ilości godzin przypadających do przepracowania w danym dniu.