Notatka służbowa nie jest sposobem na dyscyplinowanie pracownika

Nadrzędna kategoria: Baza wiedzy
Kategoria: Baza wiedzy / Kadry i płace

Często stosowana przez pracodawców forma dyscyplinująca pracowników w postaci „notatki służbowej” lub innych „pism ostrzegawczych” jest praktyką niedopuszczalną. Sąd Najwyższy wyrokiem z dnia 23 listopada 2010 r. I PK105/10 uznał, iż zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286) pracownika, określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Inne dokumenty dyscyplinujące, czy „pisma ostrzegawcze” niż zawarte w § 6 niniejszego rozporządzania, nie powinny znaleźć się w aktach osobowych pracownika, a tym samym „Notatka służbowa” nie powinna figurować wśród tych dokumentów.

W uzasadnieniu wyroku czytamy, iż sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, prowadzącą do obejścia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od "pisma ostrzegawczego" pracownik nie może się odwołać ani do pracodawcy, ani też do sądu i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. Jednocześnie traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z przepisów prawa pracy.

Zatem pracodawca chcąc ukarać swojego pracownika może wykorzystywać tylko katalog kar zawartych w Art.108 k.p.. „Notatka służbowa” lub inne „pismo ostrzegawcze” nie mieści się w tym katalogu, przez co takie dokumenty nie mogą być wykorzystywane w celu dyscyplinowania pracowników.

Zgodnie z Art. 108 Kodeksu pracy pracodawca może nałożyć na pracownika wyłącznie trzy kary porządkowe. Należą do nich upomnienie, nagana i kara pieniężna. Przepis wyraźnie wskazuje, za  jakie przewinienia na pracownika może być nałożona kara, upomnienia lub nagany, a za jakie kara pieniężna. Pracownik może być ukarany za przewinienia porządkowe, a nie przewinienia merytoryczne w wykonywaniu swoich obowiązków. Oznacza to, że pracodawca nie może stosować kar za inne przewinienia np. za niską jakość merytoryczną jego pracy.

Kara upomnienia i nagany mają tę samą moc prawną. To pracodawca decyduje, która z kar powinna być nałożona na pracownika za określone przewinienie.

Upomnienie lub naganę można nałożyć pracownikowi za nieprzestrzeganie przez niego:

- ustalonego porządku i organizacji w procesie pracy (spóźnianie się, odmowę wykonania pracy w nadgodzinach)

- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy

- przepisów przeciwpożarowych

- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Kara pieniężna może być wymierzona pracownikowi za:

- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,

- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia

- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy.

Jednak dokonując potrącenia kar pieniężnych, należy pamiętać, że pracownik nie może otrzymać  mniej niż dziewięćdziesiąt procent minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego wynagrodzenia po potrąceniu składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Zgodnie z Art. 109 k.p. kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara może być nałożona dopiero po uprzednim wysłuchaniu pracownika.

Pierwszym etapem wręczania kary jest wysłuchania pracownika, drugim podjęcie decyzji o zastosowanie kary, a dopiero trzeci etap to przygotowanie pisma – kary i zawiadomienie pracownika o zastosowanej karze.  Pismo powinno zawierać  - rodzaj zastosowanej kary, jak również podany powinien być wskazany rodzaj naruszenia obowiązku pracowniczego, daty jego popełnienia oraz pouczenie o możliwości zgłoszenia sprzeciwu.

W ciągu 7 dni od otrzymania kary pracownik może odwołać się do pracodawcy tzn. wnieść  sprzeciw  nałożonej karze. Pracodawca ma natomiast  14 dni na  odrzucenie lub uwzględnienie sprzeciwu. W przypadku odrzucenia przez pracodawcę sprzeciwu, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowania wobec niego kary.

Karę uważa się za niebyłą, a dokument  zawiadamiający o zastosowaniu kary usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.

 

Autor: Iwona Wołkiewicz