Jak poprawnie ustalić wysokość wynagrodzenia za czas urlopu ?

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał gdyby w tym samym czasie pracował (art. 172 KP). Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W podstawie urlopowej uwzględnia się zarówno stałe jak i zmienne składniki wynagrodzenia, ale również inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.

Stałymi składnikami wynagrodzenia będą m.in. stałe miesięczne wynagrodzenie, dodatki funkcyjne, dodatki stażowe.

Wśród zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc znajdziemy m.in.:

• wynagrodzenie godzinowe,
• wynagrodzenie prowizyjne,
• wynagrodzenie akordowe,
• premie regulaminowe,
• premie zadaniowe,
• wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę nadliczbową,
• dodatki za pracę w porze nocnej.

Jednak nie wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia będą wchodziły w podstawę wymiaru. Wspomniane wyżej rozporządzenie wyłącza z tej podstawy:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego a także za czas innej nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej;
• odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne;
• wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Dodatkowo podstawy urlopowej nie powinny stanowić również:

• świadczenia o charakterze pozapłacowym (np. bony towarowe);
• premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego (wyr.SN z 20.07.2000r. IPKN 17/00)
• należności wypłacone w celu zrekompensowania pracownikowi poniesionych przez niego wcześniej wydatków (np. ekwiwalent za pranie czy należności za podróże służbowe);
• wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (np. z tytułu umowy o dzieło (wyr.SN z 04.03.2008r. II PK 183/07).

Ustalając wynagrodzenie urlopowe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników, mogą być one uwzględnione w postawie urlopowej  w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Wynagrodzenie urlopowe pracownik powinien otrzymać wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym korzysta z urlopu wypoczynkowego. Nie istnieją przepisy nakazujące pracodawcy wypłatę wynagrodzenia urlopowego przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu.  Jeśli zatem pracownik korzysta z urlopu na przełomie dwóch miesięcy – pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie urlopowe za każdy z tych miesięcy osobno razem z wynagrodzeniem należnym pracownikowi za każdy z tych miesięcy.

Jeśli urlop pracownika przypadnie na przełomie dwóch miesięcy nie obliczamy podstawy urlopowej osobno dla każdego z nich lecz powinniśmy ustalić jedną podstawę z miesięcy przypadających przed rozpoczęciem urlopu.

Więcej na ten temat dowiesz się na "Warsztatach specjalistów ds. wynagrodzeń dla średnio zaawansowanych)".

Autor: Katarzyna Paczkowska (wykładowca na kursach kadrowo-płacowych organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ)