Wygaśnięcie stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika – obowiązki pracodawcy

 

Z wygaśnięciem stosunku pracy mamy do czynienia w wyniku wystąpienia czynności innych niż czynności prawne. Katalog przyczyn wygaśnięcia jest zamknięty i określony w kodeksie pracy oraz w przepisach szczególnych. Należą do nich:

• śmierć pracownika,
• śmierć pracodawcy,
• upływ 3-miesięcznej nieobecności pracownika z powodu tymczasowego aresztowania pracownika,
• określony w przepisach szczególnych upływ terminu, w którym pracownik powinien był skontaktować się z pracodawcą w celu powrotu do pracy.

W przypadku śmierci pracownika stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika.

Szczególnym przypadkiem wygaśnięcia stosunku pracy będzie zaginięcie pracownika. W takiej sytuacji nie istnieje akt zgonu, który określa datę wygaśnięcia stosunku pracy. Przepisy prawa przewidują jednak możliwość wszczęcia postępowania o uznanie za zmarłego. Wniosek taki może złożyć zarówno rodzina zaginionego jak i jego pracodawca – w obu przypadkach bowiem istnieje interes prawny upoważniający do powyższej czynności. Zgodnie z art. 31 par. 1 k.c. należy przyjąć, że zaginiony zmarł w chwili oznaczonej w orzeczeniu o uznaniu za zmarłego. Data ta będzie więc jednocześnie datą wygaśnięcia stosunku pracy.

Wygaśnięcie stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika wiąże się z pewnymi obowiązkami ciążącymi na pracodawcy związanymi m.in. z sukcesją w zakresie praw majątkowych ze stosunku pracy. Chodzi tu przede wszystkim o niewypłacone wynagrodzenie za pracę, czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z przepisami prawa majątkowe przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

W przypadku śmierci pracownika rodzinie zmarłego przysługuje również odprawa pośmiertna. Odprawa ta przysługuje jeśli śmierć pracownika nastąpiła w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Wysokość odprawy jest uzależniona  od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• 6-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawa pośmiertna przysługuje członkom rodziny pracownika spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Odprawę dzieli się w równych częściach pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pozostał wyłącznie jeden członek uprawniony do wypłaty – przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty określonej powyżej. Ograniczeniom takim nie podlegają wynagrodzenia za pracę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, zasiłki czy należności przysługujące za delegacje. Te świadczenia wypłacane są rodzinie zmarłego zawsze w pełnej wysokości bez względu na liczbę członków uprawnionych do świadczeń.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie i z własnych środków opłacał należne składki. Jeżeli odszkodowanie wypłacone przez zakład ubezpieczeń byłoby niższe niż odprawa pośmiertna - pracodawca zobowiązany będzie pokryć różnicę między kwotą odszkodowania, a wyliczoną kwotą odprawy pośmiertnej.

Wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacane po śmierci pracownika członkom jego rodziny nie stanowią przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że powyższe świadczenia są zwolnione  ze składek ubezpieczeniowych, a co za tym idzie – nie wykazuje się ich w dokumentach rozliczeniowych ZUS.

O ile jednak od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, konieczne jest jednak odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.

Natomiast w przypadku wypłaty odprawy pośmiertnej jest ona zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Oprócz naliczenia i wypłacenia świadczeń należnych zmarłemu pracownikowi oraz odprawy pośmiertnej, w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie sporządzić świadectwo pracy oraz włączyć je do akt osobowych zmarłego. Na wniosek członka rodziny zmarłego pracownika lub innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy.

Pracodawca ma również obowiązek wyrejestrować zmarłego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – śmierć pracownika.

Po zakończeniu roku pracodawca ma obowiązek wystawienia deklaracji PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Dokumenty te przekazuje do osób, których dotyczą oraz do urzędu skarbowego właściwego dla danej osoby. Deklaracja PIT-11 zmarłego pracownika obejmuje należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy, należy je uwzględnić w części dotyczącej należności ze stosunku pracy. W deklaracji PIT-11 nie wykazuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania.

 

Śledź wpisy na naszym blogu, juz wkrótce kolejne ciekawe treści. Polecamy również: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty

Autor: Katarzyna Paczkowska - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ.