Zarządzanie czasem pracy – Rys historyczny

W połowie XX wieku zarządzanie czasem pracy stało się niezwykle ważne. Biorąc pod uwagę badania specjalistów różnych dziedzin, takich jak, np. medycyna, filozofia, psychologia, a przede wszystkim zarządzanie, zagadnienie to stało się jednym z nurtów zarządzania [1].

Czas jako uniwersalna miara ma zastosowanie w większości podmiotów występujących we współczesnej gospodarce. Wartością czasu są roboczogodziny. Podobnie jak liczba wytworzonych jednostek na sekundę, minutę, godzinę, dzień, tydzień czy też miesiąc wartościuje produkcję organizacji, tak też pracę ludzką możemy przeliczyć na czas [2]. Zatem czas pracy staje się miarą będącą wyznacznikiem skuteczności działania organizacji, jej pracowników i menedżerów. W myśl P. Druckera metody zarządzania mają przyczyniać się zarówno do osiągania celów zawodowych, jak również osobistych indywidualnych jednostek, co wiąże się ze zwiększeniem skuteczności działania organizacji[3].

Niektórzy twierdzą, że czasem nie można zarządzać. Czas płynie i w rzeczywistości zarządza ludźmi, procesami itp. Jednakże przyjęło się w teorii i praktyce pojęcie „zarządzanie czasem”. Przedstawienie jednoznacznej i zarazem akceptowalnej definicji „zarządzania czasem” nie jest łatwym zadaniem. Jest to z jednej strony skutkiem powszechności zagadnienia, zaś z drugiej skutkiem licznie podejmowanych prób definiowania go w różnych kontekstach. Według ogólnej definicji zarządzania czasem, czas jest procesem ściśle związanym z podstawowymi uwarunkowaniami egzystencji ludzkiej regulowanej przez czas zegarowy oraz biologiczny oraz jednakową hierarchię potrzeb człowieka[4]. W związku z powyższym czas jaki mamy do zagospodarowania dla wszystkich jest w miarę stały. Jednak nie mamy go tak dużo, jak mogłoby się pozornie wydawać. Czas jest dobrem ograniczonym, którego nie da się cofnąć, magazynować, zdobyć, pomnożyć i nie da się go niczym zastąpić. Nieustannie upływa.

Wyróżnia się dwie zasadnicze grupy uwarunkowań, które mają ogromny wpływ na zarządzanie czasem. Pierwsza grupa to uwarunkowania wewnętrzne. Zawierają się w nich przede wszystkim czynniki uzależnione od człowieka. Najważniejsze z nich to: brak przemyśleń nad sobą, brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu, brak wiedzy na temat zarządzania czasem oraz cechy osobowościowe człowieka. Druga grupa to determinanty zewnętrzne, niezależne od człowieka. Zalicza się do nich: drogę do pracy, kolejki w urzędach, sklepach, różnego typu zobowiązania, jak np. zebranie, telefony, wizyty niespodziewanych petentów, przeszkody płynące z otoczenia (hałas), awarie urządzeń, niepunktualność innych osób, oglądanie audycji telewizyjnych, tłok uliczny itp[5].

H. Bienioka uważa, że zarządzanie czasem musi opierać sie na uświadomieniu sobie, że cały kapitał to ten czas, którym dysponujemy dzisiaj. Autor zaznacza, że zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w prace planowa i zorganizowana, zapewniająca osobisty sukces i zadowolenie[6].

Z kolei B. Clegg w „Błyskawicznym zarządzaniuczasem” pisze, iż zarządzanie czasem jest dyscypliną, którą każdy uznaje za wartościową a jednocześnie ignoruje. Autor książki uważa również, że odpowiednie zarządzanie czasem jest środkiem umożliwiającym więcej robić i lepiej żyć. Podkreśla również, iż należy podejmować się zadań stopniowo[7].

P. Forsyth uważa, że zarządzania czasem sprowadza się so działania na rzecz skuteczności i wydajności, aby ułatwić osiągnięcie postawionego celu. Z kolei skuteczne zarządzanie czasem jest podstawową umiejętnością zawodową, której wszyscy potrzebują,   a szczególnie menedżerowie. Umiejętność ta pozwala na wykonywanie obecnej pracy oraz na stworzenie perspektywy kariery i zwiększenie efektywności. Właściwe zarządzanie czasem zależy od dwóch podstawowych czynników – jak planować i wykonywać pracę – które w efekcie mogą prowadzić do[8]:

• zmiany skuteczności i wydajności pracy,
• uszczuplenia presji czasu, która jest nieodłącznym elementem każdej pracy,
• perspektywa wykazania się, co wiąże się z osiągnięciem sukcesu zawodowego.

Powyżej wymienione przesłanki można osiągnąć za pomocą następujących kategorii[9]:

• planowanie,
• implementacja, tj. realizacja własnych działań,
• komunikacja i kontakt z innymi na płaszczyźnie wdrażania i realizacji zadań.

Istotną kwestią zarządzania czasem pracy, poruszoną przez P. Druckera, jest marnotrawstwo czasu, co jest skutkiem niewłaściwego zarządzania nim. Marnotrawstwo czasu powiązane jest z brakiem przewidywalności i złą organizacją czasu pracy. Wiąże się również z niewłaściwą funkcją informacji wewnątrz organizacji. Im prostsza organizacja, tym sprawniejsza. Każdy niepotrzebny szczebel w strukturze organizacyjnej utrudnia przekazywanie informacji i wydłuża jej przepływ[10].

Kolejną precyzyjną definicją zarządzania czasem, jaką znalazłam, jest definicja L. Seiwerta. Jak pisze autor zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa sie bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie[11].

Wyróżnia się pięć etapów zarządzania czasem pracy[12]:

• sformułowanie celu – to podstawa organizowania czasu pracy. W tym etapie należy podjąć następujące działania: wyznaczenie realnego i możliwego do wykonania celu, wytyczenie go w jasny, konkretnym i wymierny sposób,
• wyznaczenie priorytetów- porządkuje cele ze względu na ich ważność i pilność,
• budowa harmonogramu – etap ten powinien zawierać takie elementy jak: tworzenie harmonogramu na określone czasookresy, ustalenie okresów rozliczeniowych, zaplanowanie rezerwy czasu w razie zdarzeń losowych,
• realizacja harmonogramu – bieżący nadzór oraz ewentualne korekty harmonogramu,
• kontrola i ocena stopnia wykonania celu – etap ten koncentruje się na rejestracji wykorzystania czasu pracy w wybranych okresach, analizę ilości poświęconego czasu na różnego rodzaju czynności pod kątem realizacji założonych celów, szczegółową analizę występujących rozbieżności pomiędzy planowanymi celami i osiągniętymi wynikami, wprowadzeniu stosownych korekt.

Realizacja powyżej wymienionych etapów gwarantuje skuteczne funkcjonowanie jednostek organizacyjnych. Podstawą jest dobrze zaplanowany harmonogram, co pozwala w pełni na skuteczne wykorzystanie zasobów ludzkich oraz ułożenie pracy w taki sposób, aby statutowe i strategiczne cele były zrealizowane z jak największą efektywnością.

Dokonując uogólnienia można przyjąć że zarządzanie czasem skupia się na dwóch istotnych kwestiach. Przede wszystkim koncentruje się na przedstawieniu zasad, wskazówek oraz procedur pozwalających na zdefiniowanie celów, planowanie ich realizacji, wytyczeniu priorytetów i identyfikację strategicznych obszarów działań. Podejście takie stanowi podstawę rozsądnej organizacji pracy w poszczególnych działach i jednostkach. Z drugiej zaś strony zarządzanie czasem umożliwia rozpoznawanie najbardziej czasochłonnych sytuacji. Równocześnie pomaga określić odpowiednie techniki umożliwiające wyeliminowanie czynników zakłócających pojedyncze elementy ograniczające skuteczność organizacji. We współczesnych organizacjach podejście takie ma szerokie zastosowanie, gdyż założenia metod zarządzania jasno precyzują, jak rozważnie planować czas pracy oraz jak ten czas racjonalnie wykorzystać, aby zrealizować cel i zarazem osiągnąć jak  najwyższą skuteczność działania.

Analizując przywołane definicje należy przyjąć, że zarządzanie czasem polega na podnoszeniu skuteczności działania za pomocą efektywniejszego wykorzystania czasu, a głównym jego założeniem, aby osiągnąć sukces dobrze wykorzystując czas.