Jak rozliczyć nadgodziny?

 

Nadgodziny są dla większości firm dość trudnym tematem. Pracodawcy zlecają pracę w godzinach nadliczbowych bardzo często nie zważając na to, czy faktycznie mają do tego prawo i czy danemu pracownikowi można wydać podobne polecenie. (O tym kiedy pracownik musi pracować, a kiedy nie, pisaliśmy już o tym w Artykule „Kiedy pracownik może odmówić wykonania pracy w nadgodzinach?”

Bez względu jednak na to czy pracodawca miał prawo wydać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych czy też nie, ma absolutny obowiązek rozliczyć się z pracownikiem w odpowiedni sposób. W pierwszej kolejności jako pracodawcy, powinniśmy oddać pracownikowi czas wolny. To, ile czasu wolnego i w jakim terminie oddajemy zależy od tego, która strona wystąpiła z inicjatywą. Jeżeli bowiem pracownik występuje do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o odbiór nadgodzin – pracodawca jest zobowiązany oddać pracownikowi czas wolny w stosunku 1:1 czyli za jedną nadgodzinę oddajemy 1 godzinę czasu wolnego. Dodatkowo pracownik został postawiony w uprzywilejowanej pozycji – może wskazać pracodawcy termin odbioru czasu wolnego, który może wykraczać poza dany okres rozliczeniowy.

Jeżeli natomiast z inicjatywą odbioru nadgodzin występuje pracodawca – jest zobowiązany oddać pracownikowi czas wolny w okresie rozliczeniowym w którym nadgodziny powstały, a dodatkowo oddaje je w stosunku 1:1,5, czyli za jedną nadgodzinę oddaje 1,5 godziny czasu wolnego.

Nieco inaczej wygląda odbiór nadgodzin wypracowanych w niedziele i święta niebędące dla pracownika czasem pracy. Zgodnie bowiem z art. 151(11) K.p. Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:

1)    w zamian za pracę w niedzielę - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli;

2)    w zamian za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego.

Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę i święto we wskazanych wyżej terminach, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie - dodatek do wynagrodzenia w wysokości określonej w art. 151(1) § 1 pkt 1 K.p., za każdą godzinę pracy w niedzielę i święto.

Jakie dodatki ustawodawca miał na myśli?

Wynagrodzenie, które otrzymujemy w zamian za naszą pracę, jest określone np. w stałej stawce miesięcznej. Takie samo wynagrodzenie, o ile oczywiście nie występują różnego rodzaju absencje, powinniśmy otrzymać za pracę w styczniu, lutym, marcu itd. Jeżeli jednak pracujemy w wyższym wymiarze, za każdą przepracowaną dodatkowo godzinę przysługuje nam wynagrodzenie w odpowiednio wyliczonej stawce godzinowej. Do tego wynagrodzenia należy również doliczyć stosowny dodatek. Art. 151 (1) K.p. mówi, że za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

1) 100% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

a) w nocy,

b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

c) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

2) 50% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku, o którym mowa powyżej, obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia.

A jak to wygląda w praktyce?

Obliczmy to na przykładzie konkretnego pracownika. Załóżmy, że zatrudniamy pracownika administracyjnego w pełnym wymiarze czasu pracy z wynagrodzeniem określonym w stałej miesięcznej kwocie 2300 zł. Pracownik ten otrzymuje również co miesiąc stały dodatek motywacyjny w wysokości 250 zł.

W bieżącym miesiącu nasz pracownik powinien przepracować 160 godzin zgodnie ze swoim harmonogramem. Na polecenie pracodawcy pracował jednak o 4 godziny więcej. Ten dodatkowy czas nie został zrównoważony czasem wolnym do końca okresu rozliczeniowego, pracownikowi przysługuje więc odpowiednio wyższe wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Powiedzmy, że wszystkie nadgodziny były nadgodzinami dobowymi i powinny zostać zrekompensowane 50% dodatkiem.

W powyższym przykładzie wynagrodzenie pracownika obliczymy więc w następujący sposób:

1. Wynagrodzenie za nadgodziny: (2300+250)/160*4 = 15,94 * 4 = 63,76
2. Dodatek za nadgodziny: 2300/160 * 50% * 4 = 14,38 *50% * 4 = 28,76
3. Przychód: 2300 + 250 + 63,76 + 28,76 = 2642,52

Oczywiście w powyższym wpisie nie wyczerpaliśmy tematu rozliczania nadgodzin. Jeżeli jednak interesuje cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej – serdecznie zapraszamy cię na nasze szkolenia.

Polecamy: Czas pracy w teorii i praktyce (warsztaty praktyczne)  i Kadry, Płace i ZUS z Płatnikiem (poziom podstawowy)

Autor: Katarzyna Paczkowska - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ