- Szczegóły
- Nadrzędna kategoria: Baza wiedzy
- Kategoria: Baza wiedzy / Kadry i płace
- Sylwia Kucharska
W związku z możliwością pracy zdalnej w czasie epidemii wiele firm zdecydowało się na tą możliwość. Dla wielu pewną przeszkodą był brak sprzętu. Na co dzień bowiem nie każdy pracownik używa laptopa. Ci pracodawcy, którzy z uwagi na braki sprzętowe wyrazili zgodę na używanie przez pracowników ich prywatnych komputerów mogą wynagrodzić wypłacając pracownikom stosowny ekwiwalent.*
Co do zasady, ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika są zwolnione z podatku PIT oraz ze składek ZUS (mimo, iż stanowią przychód ze stosunku pracy). Zwolnienie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy PIT oraz § 2 ust. 9 rozporządzenia składkowego.
O czym jednak należy pamiętać, by zachować prawo do zwolnienia i jako płatnik nie narazić się na zarzut zaniżonego poboru podatku i składek. Otóż:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, czyli pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy powinien zachodzić racjonalny związek
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika oraz
- muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
W celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp.
Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro Ustawa PIT rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu.
Zwykle podstawę wypłaty ekwiwalentu pieniężnego stanowi regulamin pracy, umowa o pracę bądź odrębna umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
A zatem, jeśli nie udało się zabezpieczyć służbowych laptopów pracownikom można zawrzeć z nimi stosowne porozumienie/umowę, na mocy której wypłacony zostanie im ekwiwalent za używanie ich prywatnego sprzętu.
*) Powyższy artykuł nie rozstrzyga o kwestii bezpieczeństwa danych i ich ewentualnie utracie w skutek stosowania przez pracowników ich prywatnych laptopów.
Polecamy kurs: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty