Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

Nadrzędna kategoria: Baza wiedzy
Kategoria: Baza wiedzy / Rachunkowość i podatki
Opublikowano: niedziela, 14 luty 2016 22:40
Odsłony: 2726

Wyniki inwentaryzacyjne należy uwidaczniać w księgach danego okresu obrotowego, którego inwentaryzacja przypadała. Wszystkie różnice inwentaryzacyjne w zależności od wyjaśnienia ich przyczyn można podzielić na:
A.Nadwyżki powstałe na skutek;
1.Darowizn i braku ich przyjęcia
2.Mylnego zaksięgowania środka trwałego lub obrotowego w kosztach
3.Braku ewidencji zakupionego środka / np. ze względu na brak faktury/
B. Niedobory powstałe jako:
1.Zawinione
a/bezsporne
b/sporne
2.Niezawinione
a/o niskiej wartości bilansowej
b/o znacznej wartości bilansowej
Wyjaśnione przyczyny różnic i rodzaj środków determinują ich ewidencję.

I.Różnice w środkach trwałych muszą być rzetelnie udokumentowane, wyjaśnione i powiązane z zapisami dotychczasowymi w księgach rachunkowych.

W każdym jednak przypadku należy:
A.Nadwyżkę środków najpierw uwidocznić na poniżej podanych kontach, wystawiając dokument OT
  Dt Środki  trwałe
  Ct Rozliczenie nadwyżek
Wycena wartości początkowej ujawnionego w inwentaryzacji środka, zależy od efektu wyjaśnienia, jakie były źródła jego pozyskania:

Po określeniu wartości początkowej i zakończeniu wyjaśnień księgowania powinny przebiegać następująco:

Dt  Rozliczenie nadwyżek
Ct  Rozliczenie międzyokresowe przychodów /RMP/
a następnie równolegle do wysokości amortyzacji co miesiąc
Dt  Rozliczenie międzyokresowe przychodów
Ct  Pozostałe koszty operacyjne

bieżącego roku obrotowego, należy wystornować zapisem przeciwnym
Dt  Rozliczenie nadwyżek
Ct  konto kosztów na którym fakturę zaksięgowano

Dt Rozliczenie nadwyżek
Ct Rozliczenie międzyokresowe przychodów, dalej jak poprzednio

Powyższe księgowanie dokonywane jest również wtedy, gdy faktura nigdzie nie została zaksięgowana


Dt Rozliczenie nadwyżek
Ct Rozliczenie wyniku finansowego lat poprzednich

Ważne:
Zgodnie z ustawą o rachunkowości art. 32 ust.1 - ujawniony środek może być amortyzowany dopiero po wprowadzeniu do ewidencji księgowej, nie można zatem dokonywać korekty amortyzacji w okresach wcześniejszych.

B. Niedobór środków – W księgach rachunkowych różnice inwentaryzacyjne są ujmowane na podstawie dowodów księgowych, protokołów inwentaryzacyjnych w których oprócz stwierdzenia niedoboru, muszą być zawarte przyczyny ich powstania i co się z tym wiąże propozycje ich ewidencji.

Ważne:
Wszystkie przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych, oraz propozycje ich ewidencji muszą być zaakceptowane przez Kierownika Jednostki.

Wystawione na podstawie dokumentów źródłowych Polecenie Księgowania musi zawierać:

  Dt Umorzenie środków trwałych /do wysokości umorzenia brakującego środka trwałego/
  Dt  Rozliczenie niedoborów i szkód / pozostałą, nieumorzoną kwotę/
  Ct  Środki trwałe /w wartości początkowej/

1.Jeżeli z wyjaśnień wynika że za niedobór odpowiada osoba /osoby/ materialnie odpowiedzialne to księgowanie przebiega:
a/  Dt  Inne rozrachunki z pracownikami
    Ct  Rozliczenie niedoborów i szkód
Pracownik na piśmie musi wyrazić zgodę na obciążenie jego wynagrodzenia. Jeśli nie wyraża zgody, i sprawa jest skierowana  na drogę postępowania sądowego, wówczas:  
 
b/  Dt  Należności dochodzone na drodze sądowej
     Ct  Rozliczenie niedoborów i szkód
Jeżeli istnieją wątpliwości , czy będzie korzystny dla Jednostki wynik postępowania sądowego, lub będą trudności w odzyskaniu od pracownika zasądzonych należności, należy utworzyć odpis aktualizujący:

c/  Dt Pozostałe koszty operacyjne
    Ct Odpis aktualizujący należności

2 . Jeżeli powstały niedobór jest niezawiniony przez pracowników i zaakceptowany przez kierownika Jednostki wówczas dalsza ewidencja przebiega:
a/  Dt Pozostałe koszty operacyjne
     Ct Rozliczenie niedoborów i szkód   
Jeżeli wartość bilansowa środka jest duża i taka ewidencja naruszyła by znacząco wynik finansowy danego roku obrotowego należy zaksięgować:
b/  Dt Rozliczenie międzyokresowe kosztów
     Ct Rozliczenie niedoborów i szkód
Następnie w wysokości dotychczasowej amortyzacji dokonywać księgowań:
c/  Dt Pozostałe koszty operacyjne
     Ct  Rozliczenie międzyokresowe kosztów

II. Różnice w rzeczowych środkach obrotowych - zapasach
Wyniki inwentaryzacji majątku trwałego i obrotowego muszą być odpowiednio udokumentowane, a następnie powiązane z zapisami w księgach rachunkowych.         
Ostateczne wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych ustawodawca określił na termin nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. W tym roku jest to dzień 25 marca, dotyczące różnic inwentaryzacyjnych roku obrotowego 2015. Wtedy będzie można uznać, że księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco.
Zgodnie z podziałem różnic inwentaryzacyjnych majątku, który został omówiony na wstępie artykułu, ich ewidencję  należy podzielić na dwie części.
Pierwsza część – samo stwierdzenie różnicy
1. Nadwyżka
   Dt odpowiednie konto zapasów – materiały, towary, wyroby gotowe – w cenach ewidencyjnych, lub w kosztach wytworzenia
   Ct  Rozliczenie nadwyżek

2. Niedobór
   Dt  Rozliczenie niedoborów i szkód
   Ct   odpowiednie konto zapasów
Druga część – po ostatecznym wyjaśnieniu przyczyny różnic i propozycji komisji inwentaryzacyjnej ich rozliczenia,/ wskazanym staje się również opinia radcy prawnego/ ewidencja może przebiegać następująco:

   Dt  Rozliczenie nadwyżek
   Ct  Rozliczenie niedoborów i szkód

Pozostałe po kompensacie
a/ nadwyżki – zwiększają pozostałe przychody operacyjne
b/ niedobory – obciążają pozostałe koszty operacyjne

   Dt  Zużycie materiałów, lub Wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu
   Ct Rozliczenie niedoborów i szkód

   Dt  Straty nadzwyczajne
   Ct  Rozliczenie niedoborów i szkód

Ważne:
Począwszy od roku 2016 wszystkie niezawinione niedobory będą obciążały pozostałe koszty operacyjne, zgodnie ze zmianami z dnia  23 września 2015r. Zdarzenia losowe zostały usunięte jako oddzielna kategoria w ewidencji księgowej i sprarawozdawczości.
Jedynie jednostki takie jak banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe /SKOK/ będą wykazywały niedobory z przyczyn losowych w księgach rachunkowych i w rachunku zysków i strat w pozycji strat nadzwyczajnych.


Podstawa prawna: art. 4 ust.3 i 5; art21,26,27, 28 ust.1 pkt 7, art. 34a-d ustawy o rachunkowości z 29 września 1994r. Ostatnia zmiana w 2015r Dz.U. poz. 1333

Autor: Zofia Jassak-Żółcik