Dogodne układy i terminy zajęć

Skuteczna windykacja czyli jak samodzielnie ściągać należności od dłużników.

W każdej firmie, w której pojawiają się problemy z płatnościami ze strony klientów, właściciele zadają sobie pytanie: co z tym robić? Oddać sprawę do profesjonalnych firm windykacyjnych (a co za tym idzie ponieść – nieraz spore - koszty) czy samemu rozpocząć walkę o odzyskanie należności?

Najczęściej z powodów ekonomicznych wybierana jest druga opcja. Nie ma w tym nic złego, przy czym zanim zabierzemy się osobiście do windykacji należności musimy posiąść odpowiednią wiedzę z tego zakresu.

Obecnie „windykatorami” w firmach są najczęściej księgowe lub handlowcy, ale z doświadczenia wiem, że niechętnie zajmują się tego typu sprawami. Zazwyczaj nie pałają wielką chęcią do tego typu obowiązków, ale czy możemy się im dziwić? Oczywiście że nie, ponieważ to tak jakbyśmy nieprzeszkolonej osobie dali karabin i wysłali ją na wojnę…

Wybierając się na „wojnę” z dłużnikami osoba zajmująca się windykacją powinna posiadać podstawową wiedzę na temat procesów windykacyjnych takich jak:

  • prewindykacja, 
  • windykacja polubowna,
  • windykacja twarda

Dwa pierwsze procesy bez problemu  możemy  prowadzić sami w firmie, jeśli chodzi o trzeci potrzebna jest dokładniejsza analiza sprawy. Jeśli są to należności bezsporne (klient nie neguje wykonania usług czy wysokości wystawionej faktury) mamy możliwość przeprowadzić sprawę sami przez Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU).

Prewindykacja to nic innego, jak przypominanie kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności. Bardzo wiele firm nie stosuje tego mechanizmu obawiając się pretensji ze strony klienta, ale słuchając  mądrych słów Hipokratesa „Lepiej zapobiegaćniż leczyć” nie powinniśmy mieć do tego typu działań żadnych obiekcji.

Windykacja polubowna - podstawowym i najważniejszym elementem tego procesu jest rozmowa windykacyjna. To podczas dobrze przeprowadzonej rozmowy windykacyjnej jesteśmy w stanie wymóc na dłużniku szybką spłatę zadłużenia.

Jeśli podczas takiej rozmowy trafimy na tzw. „Gracza windykacyjnego” musimy mieć świadomość w jaką grę gra dłużnik i jakie techniki rozmowy zastosować, aby nie wpaść w zastawione przez niego w pułapki psychologiczne takie jak: uległość i złość.

Często także osoby niedoświadczone w rozmowach windykacyjnych same wpadają w pułapkę, którą zastawiają same na siebie  - oczami wyobraźni widzą, jak zostaną źle potraktowani przez dłużnika jeśli zadzwonią do niego po należności. 

Jeśli „uzbroimy” pracownika w wiedzę na temat: 

  • rodzaju dłużników, 
  • gier jakie podejmują, 
  • wymówek jakie stosują,

to możemy mieć pewność, że rozmowy będą skuteczne, a pracownik widząc pozytywne wyniki pracy chętniej będzie podejmował się zadań związanych z windykacją.

Windykacja twarda – to ostatni z procesów odzyskiwania należności, jeśli działania polubowne nie przyniosą skutku. 

Mówiąc najprościej idziemy ze sprawą do sądu. Na tym etapie ponosimy już koszty windykacyjne, ale możemy je ograniczyć składając pozew przez tzw. e-sąd czyli rozpoczniemy postępowanie na Elektronicznej Platformie Upominawczej (EPU). 

Koszt złożenie pozwu przez tę platformę stanowi 1,25% dochodzonej kwoty (nie mniej niż 30 zł), zatem jest o wiele tańsze od klasycznego pozwu składanego w sądzie stacjonarnym.

Przykładowo jeśli dłużnik zalega nam z kwotą 1000 zł, to postępowanie przez EPU to koszt 30 zł, przez sąd stacjonarny 100 zł. Im wyższa kwota, którą odzyskujemy w zwykłym postępowaniu to opłata szybuje w górę. Dla 10 tyś. zł jest to kwota 750 zł, a poprzez e-sąd 125 zł.

Sprawy prowadzone poprzez EPU mają także krótszy czas oczekiwania na wydanie postanowienia o zapłacie. Przeciętny czas trwania takiego postępowania to 1-1,5 miesiąca.

Czy składanie pozwu poprzez sąd elektroniczny jest trudne? 

Jeśli zastosujemy podstawowe wymogi jakie muszą zawierać pozwy, to każdy przedsiębiorca poradzi sobie ze złożeniem takiego pozwu, podpisaniem go elektronicznie oraz dokonaniem opłaty sądowej.

Dlatego też warto się zastanowić czy nie wybrać takiej drogi przy egzekwowaniu należności poprzez sąd.

Podsumowując, jeśli chcecie Państwo zgłębić wiedzę, o której mowa powyżej, ustalić odpowiedni proces windykacji należności w Waszej firmie oraz nauczyć się jak rozmawiać z dłużnikami, jak napisać wezwanie do zapłaty oraz jak napisać pozew za pomocą e-sądu zapraszamy na szkolenie Skuteczna windykacja w praktyce.

Artur Arak