Dokumentacja pracownicza wobec zmian w prawie pracy 2025/2026
- Ogólne zasady prowadzenia i podział dokumentacji pracowniczej.
- Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy – stanowiska urzędowe.
- Kontynuacja dokumentacji pracowniczej a obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej – w przypadku kontynuowania stosunku pracy oraz ponownego zatrudnienia pracownika.
- System teleinformatyczny i numeracja dokumentów.
- Dokumentacja papierowa i elektroniczna prowadzona równocześnie.
- Podział Akt osobowych – omówienie dokumentów składowych z rozróżnieniem danych osobowych obowiązkowych i gromadzonych tylko za zgodą kandydata/pracownika.
- Klauzule informacyjne RODO i zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych (np. nr telefonu, wizerunek).
- Nowa informacja o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu.
- Kopiowanie i przechowywanie dokumentów – dokumenty, które mamy prawo kopiować i przyjmowane od pracownika tylko do wglądu oraz omówienie kiedy i komu je wydajemy.
- Badania z zakresu medycyny pracy – w szczególności obowiązki kadrowca i pracownika bhp, zgodność danych osobowych z RODO, badania prowadzącego pojazd służbowy i prywatny.
- Szkolenia bhp – jak dokumentować i dla kogo są obowiązkowe.
- Umowa o pracę:
- możliwości zawarcia przedwstępnej umowy o pracę,
- terminy - data sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i data przy podpisie pracownika,
- określenie miejsca świadczenia pracy (pracownik stacjonarny, pracownik mobilny, pracownik wykonujący pracę zdalną – codziennie, hybrydowo),
- zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy (ustalenie zasad wynagradzania, godzin ponadwymiarowych),
- umowa na czas zastępstwa zgodne z przepisami i RODO (dane osoby zastępującej, wymiar czasu pracy i stanowisko – takie same czy inne jak osoby zastępowanej?),
- przyczyny obiektywne zawarcia kolejnej umowy o pracę i jej zgłoszenie do PIP
- obowiązki pracodawcy po implementacji dyrektywy o jawności wynagrodzeń.
- Wniosek pracownika o zmianę umowy na czas nieokreślony po 6 miesięcznej pracy na czas określony i możliwości pracodawcy.
- Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania i po ustaniu stosunku pracy – treść/zakres i konsekwencje.
- Zatrudnianie pracowników należących do Wojsk Obrony Terytorialnej (umowa, uprawnienia/przywileje, możliwość rozwiązania stosunku pracy, treść świadectwa pracy).
- Dokumentacja czasu pracy:
- Regulamin pracy i obwieszczenia o czasie pracy – postanowienia obligatoryjne i fakultatywne,
- omówienie wzorów porozumienia z załogą: w sprawie wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego oraz ruchomego czasu pracy,
- wzory wniosków pracowników – ogólne, o:
- wzory poleceń pracodawcy, w tym:
- wzory wniosków pracowników o korzystanie z uprawnień rodzicielskich,
- dokumentacja związana z pracą zdalną – wnioski, polecenia, zgody, oświadczenia pracownika
- brak zgody pracodawcy na wniosek o pracę zdalną pracownicy w ciąży, pracowników opiekujących się dziećmi, pracownika opiekującego się niepełnosprawnym dzieckiem lub dorosłym członkiem gospodarstwa domowego,
- dokumentacja pracownicza związana z badaniem trzeźwości pracowników – zawiadomienie o wprowadzeniu monitoringu trzeźwości, informacja o odsunięciu od pracy, protokół po wykonaniu testu.
- Świadectwo pracy i inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy – termin wystawienia, sprostowanie, duplikat, odpis, kopia, informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, archiwizacja świadectwa pracy.
- Urlopy wypoczynkowe a inne nieobecności w pracy – miejsce archiwizacji dokumentacji.
- Zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji płacowej.
- Ewidencja odzieży roboczej.
- Dokumenty, które nie powinny być archiwizowane w Dokumentacji pracowniczej (PIT2, zwolnienia chorobowe, potrącenia komornicze itp.)
- Dokumenty, których nie przechowuje się w dokumentacji pracowniczej (Polski Ład, zwolnienia lekarskie, PIT-2 itp.)