Kiedy pracodawca nie zapłaci składek ZUS za benefity przekazywane swoim pracownikom?

Z definicji przychodów ze stosunku pracy wynika, że są nimi wszystkie składniki wynagrodzenia otrzymywane przez pracowników, jak również pozostawione do ich dyspozycji oraz wszystkie świadczenia niepieniężne (pozapłacowe). 

Wśród najpopularniejszych benefitów przekazywanych przez pracodawców wyróżnić można pakiety medyczne, ubezpieczenie na życie oraz karty sportowe (MultiSport).

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1230, z późn. zm.) wartość takich przychodów należy uwzględnić w podstawie składek na ubezpieczenie społeczne. 

Wyjątkiem od tej reguły będą benefity, których zasady przyznawania wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagrodzenia lub przepisów o wynagrodzeniu, a pracownicy częściowo pokrywają  koszty takich świadczeń, wówczas skorzystają one z wyłączenia z podstawy składek na  ubezpieczenie społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. 

W sytuacji gdy pracodawca finansuje w całości świadczenia pozapłacowe, a zasady ich przyznawania wynikające z przepisów płacowych lub układów zbiorowych pracy gwarantują pracownikom  prawo do korzystania z nich w czasie pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków za czas choroby 
i macierzyństwa, wówczas ich wartość również nie zostanie uwzględniona w  podstawie składek na ubezpieczenie społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego). Jeśli powyższa nieobecność  pracownika nie obejmuje pełnego miesiąca kalendarzowego, z podstawy składek należy wyłączyć tylko część kwoty przychodów przypadających na dni absencji.

Finansowanie działalności sportowej dla pracowników może korzystać w całości ze zwolnienia 
z oskładkowania, pod warunkiem, że wszystkie środki przeznaczone na ten cel będą pochodziły 
z budżetu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W tym przypadku należy pamiętać o nadrzędnych kryteriach przyznawania takich świadczeń, wynikających z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. 
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 988, z późn. zm.) tj. o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Kolejnym wyłączeniem z obowiązku oskładkowania świadczeń pozapłacowych jest sytuacja, gdy pracownik  korzysta z nich w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w interpretacji indywidualnej z dnia 6 października 2022 r. (znak DI/100000/43/1068/2022) wyjaśnia iż „pobierania zasiłku macierzyńskiego jak również przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych”, w tej sytuacji wartość otrzymywanych świadczeń pozapłacowych nie jest już dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego oraz przebywania na urlopie wychowawczym pracownicy podlegają do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalno-rentowego z powyższych tytułów, a kwoty otrzymywanych benefitów nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Warto zaznaczyć, iż  zasiłek macierzyński przysługuje przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego - art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. 
o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego  w razie choroby i macierzyństwa 
(Dz. U. z 2022 r. poz. 1732, z późn. zm.).

Autor: Monika Włodarska - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ.