Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej a obowiązki płatnika składek wobec ZUS. cz.1

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a obowiązki płatnika składek wobec ZUS.

 Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła, iż

1)      w przypadku zatrudniania pracowników od 1 stycznia 2019 r, obowiązywać będzie 10 letni okres przechowywania akt osobowych.

2)      w przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018, zasadą jest 50 letni okres przechowywania akt. Pracodawca będzie jednak mógł skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełnione zostaną  dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

•  przekazane zostanie do ZUS oświadczenie (ZUS OSW), w którym to dokumencie, pracodawca poinformuje, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym terminie. Jest to dobrowolna decyzja pracodawcy. Płatnik składek może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.
• przekazany zostanie raport informacyjny (ZUS RIA), który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia (ZUS OSW). Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego z tego dokumentu zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego.

 

3)      w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany przechowywać akta pracownicze 50 lat.

 

Już dziś serdecznie zapraszamy do drugiej części artykułu.

 

Polecamy: Zintegrowany kurs specjalistów ds. kadr i płac - od podstaw do specjalisty

Autor: Iwona Wołkiewicz - wykładowca na kursach organizowanych przez Akademię Prawa Pracy i Rachunkowości CEDOZ