Dokumentacja pracownicza wobec zmian w prawie pracy 2025/2026
- Ogólne zasady prowadzenia i podział dokumentacji pracowniczej.
- Dokumentacja papierowa i elektroniczna.
- Podział Akt osobowych – omówienie dokumentów składowych z rozróżnieniem danych osobowych obowiązkowych i gromadzonych tylko za zgodą kandydata/pracownika.
- Nowe dokumenty dot. stażu pracy oraz omówienie nowych zasad ustalania stażu pracy:
- nowe okresy wliczane do ogólnego stażu pracy/podstawa prawna,
- zmiany w zakresie ustalania stażu zakładowego,
- jakich dokumentów może wymagać pracodawca przy ubieganiu się przez pracownika o wyższe dodatki, nagrody, urlopy,
- jak gromadzić dodatkowe dokumenty dot. stażu pracy i gdzie je przechowywać.
- Klauzule informacyjne RODO i zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych (np. nr telefonu, wizerunek).
- Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy – stanowiska urzędowe.
- Umowa o pracę:
- możliwości zawarcia przedwstępnej umowy o pracę,
- cechy umów cywilnoprawnych a umowy o pracę,
- terminy - data sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i data przy podpisie pracownika,
- określenie miejsca świadczenia pracy (pracownik stacjonarny, pracownik mobilny, pracownik wykonujący pracę zdalną – codziennie, hybrydowo),
- zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy (ustalenie zasad wynagradzania, godzin ponadwymiarowych),
- umowa na czas zastępstwa zgodne z przepisami i RODO (dane osoby zastępującej, wymiar czasu pracy i stanowisko – takie same czy inne jak osoby zastępowanej?),
- przyczyny obiektywne zawarcia kolejnej umowy o pracę i jej zgłoszenie do PIP
- obowiązki pracodawcy po implementacji dyrektywy o jawności wynagrodzeń.
- Nowa informacja o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu.
- Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania i po ustaniu stosunku pracy – treść/zakres i konsekwencje.
- Zatrudnianie pracowników należących do Wojsk Obrony Terytorialnej (umowa, uprawnienia/przywileje, możliwość rozwiązania stosunku pracy, treść świadectwa pracy).
- Dokumentacja czasu pracy:
- Regulamin pracy i obwieszczenia o czasie pracy – postanowienia obligatoryjne i fakultatywne,
- omówienie wzorów porozumienia z załogą: w sprawie wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego oraz ruchomego czasu pracy,
- wzory wniosków pracowników (np. o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wprowadzenie ruchomego czasu pracy, elastyczny czas pracy rodzica, wolne z tytułu siły wyższej, itp.)
- wzory poleceń pracodawcy,
- wzory wniosków pracowników o korzystanie z uprawnień rodzicielskich,
- dokumentacja związana z pracą zdalną,
- dokumentacja pracownicza związana z badaniem trzeźwości pracowników – zawiadomienie o wprowadzeniu monitoringu trzeźwości, informacja o odsunięciu od pracy, protokół po wykonaniu testu.
- Świadectwo pracy i inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy – termin wystawienia, sprostowanie, duplikat, odpis, kopia, informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, archiwizacja świadectwa pracy.
- Urlopy wypoczynkowe a inne nieobecności w pracy – miejsce archiwizacji dokumentacji.
- Zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji płacowej.
- Ewidencja odzieży roboczej.
- Dokumenty, których nie przechowuje się w dokumentacji pracowniczej.